엑셀 피벗테이블 보고서 만들기: 삽입, 필드 배치, 새로 고침, GETPIVOTDATA 함수

월별 판매 내역이 수천 행씩 쌓이면, 지역별 합계나 담당자별 실적을 손으로 세는 일은 금방 한계에 부딪힙니다. 원본은 그대로 두고 요약만 빠르게 바꿔 보고 싶을 때 쓰는 도구가 피벗테이블입니다. 같은 데이터라도 행과 열에 어떻게 놓느냐에 따라 전혀 다른 보고서가 나옵니다.

이 글에서는 피벗테이블을 삽입하는 기본 순서와 필드를 네 영역(필터·열·행·값)에 배치하는 방법을 정리합니다. 이어서 원본이 바뀌었을 때 새로 고치는 법, 피벗 결과를 다른 셀에서 불러오는 GETPIVOTDATA 함수까지 차례로 다룹니다.

핵심 요약
표로 정리된 원본을 선택해 삽입 > 피벗 테이블로 요약본을 만들고, 필드를 행·열·값 영역에 끌어다 놓습니다. 원본이 바뀌면 새로 고침으로 반영하고, 특정 값만 다른 셀에서 쓸 때는 GETPIVOTDATA 함수를 사용합니다.

1. 원본을 요약본으로 바꾸는 첫 단계 (삽입 > 피벗 테이블)

피벗테이블은 이미 입력된 데이터를 계산하고 요약해 비교와 추세를 보여 주는 기능입니다. 만들기 전에 원본이 조건을 갖췄는지부터 확인해야 합니다. 마이크로소프트 지원 문서는 다음을 권합니다.

• 데이터가 열 단위로 정리되어 있을 것
• 머리글은 한 줄이고, 각 열 이름이 비어 있지 않으며 서로 겹치지 않을 것
• 중간에 빈 행이나 빈 열이 없을 것
• 한 열 안에서는 자료 형식(숫자, 날짜, 텍스트)이 일관될 것

준비가 됐다면 순서는 다음과 같습니다.

1. 원본 범위 안의 셀 하나를 선택합니다.
2. 삽입 탭에서 피벗 테이블을 누릅니다.
3. 피벗테이블을 놓을 위치로 새 워크시트 또는 기존 워크시트를 고릅니다.
4. 확인을 누릅니다.

어떤 항목을 요약할지 감이 잡히지 않으면 삽입 > 추천 피벗 테이블을 이용합니다. 엑셀이 데이터를 분석해 몇 가지 구성을 제시하고, 그중 원하는 것을 고르면 됩니다.

2. 필드를 네 영역에 배치해 보고서 모양 잡기 (필터·열·행·값)

피벗테이블을 만들면 오른쪽에 피벗 테이블 필드 창이 열립니다. 여기에는 필드를 끌어다 놓는 네 개의 영역이 있고, 어디에 놓느냐가 보고서 모양을 결정합니다.

영역	넣는 필드 예	화면에서 하는 일
필터	지역, 기간	보고서 전체를 특정 값으로 걸러 봅니다
열	분기, 월	값을 가로 방향으로 나눕니다
행	담당자, 상품	값을 세로 방향으로 나눕니다
값	매출, 수량	합계나 개수 등으로 집계합니다

필드를 값 영역에 넣으면 숫자는 기본적으로 합계(SUM)로 계산됩니다. 텍스트처럼 숫자가 아닌 필드는 행 영역으로, 숫자 필드는 값 영역으로 자동 배치되는데, 영역 사이로 끌어다 옮기면 언제든 구성을 바꿀 수 있습니다.

3. 원본이 바뀌면 새로 고침으로 반영하기 (새로 고침)

피벗테이블은 만든 시점의 데이터를 요약해 둔 것이라, 원본에 값을 더하거나 고쳐도 자동으로 바뀌지 않습니다. 바뀐 내용을 반영하려면 새로 고침을 해야 합니다.

• 표 하나만 갱신할 때: 피벗테이블 안을 마우스 오른쪽 버튼으로 누르고 새로 고침을 선택합니다.
• 여러 개를 한 번에 갱신할 때: 피벗 테이블 분석 탭에서 새로 고침 아래 화살표를 누르고 모두 새로 고침을 선택합니다.

원본 범위에 행이 계속 추가되는 자료라면, 원본을 미리 엑셀 표로 지정해 두는 편이 낫습니다. 새로 들어온 데이터까지 범위에 포함되어 갱신이 수월합니다.

4. 피벗 값을 다른 셀에서 꺼내 쓰기 (GETPIVOTDATA)

요약 결과 중 특정 숫자 하나를 다른 셀이나 별도 요약 시트에서 참조하고 싶을 때 GETPIVOTDATA 함수를 씁니다. 피벗테이블에 보이는 값을 가져오는 함수입니다.

=GETPIVOTDATA(data_field, pivot_table, [field1, item1, field2, item2], ...)

data_field는 값 영역에 있는 필드 이름으로, 큰따옴표로 묶습니다. pivot_table에는 대상 피벗테이블 안의 아무 셀이나 참조로 넣습니다. 필드와 항목 쌍은 최대 126개까지 지정해 원하는 값을 좁힐 수 있습니다. 아래는 A3 셀에서 시작하는 피벗테이블이 매출을 지역별로 요약하고 있다고 가정한 예입니다.

목적	수식	결과
매출 전체 합계	=GETPIVOTDATA("매출", $A$3)	2000
서울 지역 매출	=GETPIVOTDATA("매출", $A$3, "지역", "서울")	1200

주의할 점이 두 가지 있습니다. 항목이 날짜일 때는 그대로 적지 말고 일련번호나 DATE 함수로 넣어야 다른 지역 설정에서도 값이 유지됩니다. 그리고 지정한 필드가 화면에 보이지 않거나 필터로 가려져 있으면 #REF! 오류가 납니다. 참고로 수식 입력 중 =을 친 뒤 피벗 셀을 클릭하면 이 함수가 자동으로 만들어지는데, 원하지 않으면 피벗 테이블 분석 > 옵션에서 'GetPivotData 생성' 체크를 해제하면 됩니다.

요약 보고서를 처음 만든다면 추천 피벗 테이블로 뼈대를 잡고 필드를 옮겨 가며 다듬는 편이 빠릅니다. 원본이 자주 바뀌는 자료는 엑셀 표로 지정한 뒤 새로 고침을 습관으로 삼고, 요약값을 다른 문서에서 참조할 때만 GETPIVOTDATA를 쓰면 됩니다.

참고 자료

• Create a PivotTable to analyze worksheet data | Microsoft Support
• GETPIVOTDATA function | Microsoft Support

※ 더 보기
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